Zuerst die Leitplanken, dann das Können: Wie eine Gemeinde den fundierten KI-Einstieg geordnet hat

Die Frage ist nicht mehr, ob eine Gemeindeverwaltung mit generativer KI arbeitet, sondern wie. Wer heute in Büros hineinschaut, findet Sprachmodelle im Alltag: für Textentwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen – nicht selten über private Accounts. Was meist fehlt, sind Antworten auf die Fragen dahinter. Welche Daten dürfen in ein Sprachmodell? Welches KI-Werkzeug taugt für welchen Zweck? Was gilt rechtlich an der Schnittstelle von EU, Bund und Kanton? Und wer trägt die Verantwortung, wenn ein Tool überzeugend falsch liegt?

Die Ausgangslage unterscheidet sich je nach Gemeinde. Grössere Verwaltungen verfügen oft bereits über fundiertes Know-how – und profitieren dennoch von einer Arbeitssitzung, in der die Verwaltungsführung die relevanten Fakten zum Datenschutz, zu den drei KI-Einsatzstufen und zu aktuellen Tools – von allgemeinen KI-Assistenten bis zu spezifisch für öffentliche Verwaltungen orchestrierten Lösungen – geordnet vor sich hat. Kleinere Gemeinden profitieren umso mehr: Ihnen fehlt selten der Wille, sondern die Zeit, sich eine fundierte und ganzheitliche Übersicht zu erarbeiten.

Die Gemeinde Kilchberg wollte diese Fragen nicht dem Zufall überlassen. Sie beauftragte Griesser Communication mit einem zweistufigen Vorgehen: Beratung der Verwaltungsführung, anschliessend Schulung des Teams.

Am Anfang stand eine Arbeitssitzung mit der obersten Führungsebene der Verwaltung. Vier Wegweiser für Gemeinden bildeten die Grundlage – jeder beantwortet eine Frage, die sich jede Verwaltung früher oder später stellt:

• Datenschutz, KI-Einsatzstufen und -Tools – welche Daten in welchem Setting verarbeitet werden dürfen, gestützt auf IDG und IDV des Kantons Zürich statt auf das für Gemeinden nicht massgebliche revDSG. Mit den drei Prüfsteinen, die vor jedem Tool-Einsatz zu klären sind: Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV), Datenübermittlung ins Ausland und Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA).
• KI-Tools für die Gemeindeverwaltung – eine Entscheidungsgrundlage für Auswahl und Beschaffung im Tool- Dschungel, statt einer Wunschliste.
• KI-Regulierung EU, Schweiz, Kanton Zürich – der Stand von EU AI Act, Digital Omnibus und kantonalen
  Vorgaben, die Folgen für eine Gemeinde und ein Blick auf aktuelle KI-Projekte in der Verwaltungspraxis.
• KI-Leitfaden – die verbindliche Orientierung für den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden, damit aus privaten Accounts keine Schatten-IT entsteht.

Zwei Welten, zwei Regelwerke. Ein zentraler Punkt der Arbeitssitzung war die Unterscheidung zwischen allgemeinen KI-Assistenten und verwaltungsspezifisch orchestrierten KI-Lösungen. Bei ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot gilt: nur in der Behörden- oder Unternehmensversion mit Auftragsbearbeitungsvertrag und ohne Training mit den eigenen Daten, mit geklärter Datenresidenz – und selbst dann gehören besonders schützenswerte Personendaten nicht hinein. Wo sie doch verarbeitet werden sollen, hilft nur eine Umgebung, in der Gemeindedaten vom offenen Internet und von US-Jurisdiktion getrennt bleiben: eine tenantgebundene, souveräne Schweizer Lösung oder ein Betrieb on-premises. Dazwischen liegt die Grauzone der gewöhnlichen Personendaten, für die Datenminimierung und Pseudonymisierung den Ausschlag geben. Die Verwaltungsführung legte fest, welche Kategorie in welcher Umgebung zulässig ist – und schuf damit die Grundlage für den KI-Leitfaden.

Die Wegweiser lieferten das Fundament, der Austausch über die individuellen Gegebenheiten der Gemeinde die Präzisierung. Auf dieser Basis wurde der KI-Leitfaden definiert und nach der Sitzung in der finalen, auf die Verwaltung zugeschnittenen Fassung ausgearbeitet.

Die Reihenfolge ist Programm. Wer Governance nachträglich aufsetzt, korrigiert Gewohnheiten, die sich bereits eingespielt haben. Das ist möglich, aber teuer – und selten ohne Reibung. Die Gemeinde legte die Leitplanken fest, bevor die erste Anwendung offiziell produktiv ging.

Auf die Beratung folgte die Schulung «KI-Know-how – Grundlagenkompetenzen» mit zehn Teilnehmenden aus der Verwaltung. Vier Module mit insgesamt zwanzig Kapiteln führen vom Verständnis zur Anwendung: Was KI im Kern ist und wie Maschinen lernen. Wie ein Sprachmodell Text erzeugt und wo seine Grenzen liegen. Wie sich KI-Systeme gezielt steuern lassen und worin sich die gängigen Modelle unterscheiden. Und schliesslich, was Ethik, Regulierung und Governance für die eigene Arbeit bedeuten – bis hin zum KI-Leitfaden der Verwaltung.

Hinter dem Aufbau steht eine einfache Überlegung: Wer versteht, wie ein Sprachmodell seine Antworten erzeugt, erkennt auch, wann es plausibel klingt und trotzdem irrt. Deshalb kommt die Prüfkompetenz vor der Anwendungstechnik. Und die rechtliche Einordnung steht am Schluss – als Rahmen für das, was die Teilnehmenden inzwischen selbst beurteilen können. Dieses Grundverständnis gilt für jedes Werkzeug – ob allgemeiner KI-Assistent wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot, ob verwaltungsspezifisch orchestrierte Lösung – heute und in Zukunft.

Die Schulung ist herstellerunabhängig, setzt keine technischen Vorkenntnisse voraus und lässt sich an einem Vormittag durchführen – vor Ort bei der Gemeinde oder online, wahlweise auch in zwei Sessions à zwei Stunden. Die Gemeinde Kilchberg entschied sich für die Durchführung vor Ort.

Die Teilnehmenden nahmen mehr mit als einen Vormittag Input: das Handout als Nachschlagewerk, Zugriff auf das KI-Glossar und Online-Vertiefungsübungen, das Zertifikat zur Bestätigung der erworbenen Grundlagenkompetenz – und den KI-Leitfaden ihrer eigenen Verwaltung, der damit nicht als Weisung von oben ankam, sondern als Ergebnis dessen, was sie selbst verstanden hatten.

Beratung ohne Schulung bleibt Papier. Schulung ohne Beratung bleibt folgenlos, weil niemand weiss, was verbindlich ist. Erst die Verbindung trägt: Die Verwaltungsführung definiert den Rahmen, das Team füllt ihn mit Können.

Damit ist das Fundament gelegt – Stufe A des Drei-Stufen-Modells, der individuelle KI-Einsatz. Ob die Gemeinde als Nächstes KI in wiederkehrende Verwaltungsprozesse einbindet (Stufe B) oder Bürgerinnen und Bürgern KI-gestützte Funktionen auf der Website anbietet (Stufe C), entscheidet sie auf dieser Grundlage – und mit der Kompetenz, den Nutzen selbst zu beurteilen.

Das Vorgehen ist nicht an die Grösse dieser Gemeinde gebunden. Umfang und Tiefe der beiden Schritte lassen sich an die eigene Ausgangslage anpassen – von der kleinen Verwaltung mit wenigen Mitarbeitenden bis zur Gemeinde mit mehreren Abteilungen.

Sie planen den KI-Einstieg in Ihrer Gemeinde? Wie eine Zusammenarbeit von der Arbeitssitzung bis zur Schulung aussehen kann, zeigt unser KI-Angebot für Gemeinden und öffentliche Verwaltungen. Für ein erstes Kennenlernen oder eine individuelle Offerte: griessercom.ch/ki.